Bereits seit mehreren Wochen werden Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen digital gehalten. Videochat-Plattformen wie Zoom, Skype und Google Hangouts gehören mittlerweile zum Alltag eines jeden Unternehmens und sind notwendig, um die Kommunikation im eigenen Team aufrechtzuerhalten.
Ich selbst konnte ebenfalls Erfahrungen mit dieser Art der Kommunikation sammeln und für mich persönlich herausfinden, welche Vorgehensweisen funktionieren, wo noch eindeutig Verbesserungsbedarf besteht und mit welchen Herausforderungen die Teilnehmenden eines digitalen Meetings zu kämpfen haben.
Eines der am meisten auffallenden Tendenzen bei Online-Meetings und Konferenzen ist der Glaube der Teilnehmer Multitasking Talente geworden zu sein. Im Gegensatz zu einem regulären Meeting, bei dem alle Teilnehmer auf die Agenda fokussiert sind, neigen Menschen hinter dem Bildschirm dazu mehrere Sachen gleichzeitig zu erledigen. Teilweise erkennt man das sogar an der Blickrichtung der Meeting-Teilnehmer. Zusätzlich ist es nicht ungewöhnlich, dass manche Teilnehmer sich bei dem Meeting zurückziehen und das eher als eine Podcast-Folge wahrnehmen.
Sicherlich ist es für alle eine Umstellung, doch mit ein paar Tipps lassen sich Online-Meetings und Konferenzen sehr erfolgreich gestalten, sodass alle Teilnehmenden mit eingebunden und an gemeinsamen Diskussionen beteiligt sind. Was Sie dafür brauchen, sind klare Strukturen, die ich für Sie zusammengestellt habe:
1. Verwenden Sie nach Möglichkeit immer die Funktion der Videoübertragung
Damit Sie alle Teilnehmenden des Meetings wahrnehmen können, empfehle ich Ihnen nicht nur per Audio, sondern auch per Video zu kommunizieren. Stellen Sie dabei sicher, dass die Gesichter zu sehen sind. Videokonferenzen sind effektiver, wenn die Teilnehmer die Gesichtsausdrücke und die Körpersprache des anderen sehen können. Bitten Sie die Teilnehmenden, sich nahe an ihre Webcam zu setzen, um das Gefühl eines persönlichen Treffens wiederherzustellen.
2. Testen Sie das genutzte Medium im Vorfeld
Besonders wenn Sie vorher nicht oft Online-Meetings gehalten haben, ist es ratsam sich vorher mit der Technik auseinanderzusetzen. Nichts tötet die Motivation zu Beginn einer Sitzung so sehr wie eine 15-minütige Verzögerung, weil die Teilnehmenden noch eine Software herunterladen müssen oder das Video nicht zum Laufen bringen können. Vor einem Online-Meeting sollten alle Teilnehmenden die Technologie testen und sicherstellen, dass sie mit den wichtigsten Funktionen vertraut sind. So können Sie schauen, welche Kameraeinstellung am besten passt, ob Ton und Mikrofon funktionieren und ganz wichtig: Schauen Sie, wie viele Teilnehmer bei einem Meeting dabei sein können, damit die Verbindung problemlos funktioniert.
3. Halten Sie sich an die Grundlagen eines Meetings
Legen Sie vor dem Gespräch klare Ziele fest und senden Sie gegebenenfalls im Vorfeld eine Agenda an alle Teilnehmenden. Verwenden Sie während der Sitzung eine Tagesordnung, legen Sie Sitzungsgrundregeln fest, machen Sie Pausen und umreißen Sie die nächsten Schritte (einschließlich Zeitplanung und Verantwortlichkeiten) nach jedem Abschnitt und am Ende der Sitzung.
4. Setzen Sie am Anfang klare Rollen und Vorgaben
Legen Sie am Anfang einen Moderator fest. Eine virtuelle Diskussion zu führen ist schwieriger, als sich persönlich gegenüberzusitzen. Es ist hilfreich, eine Person mit der Leitung der Diskussion zu beauftragen, damit sich die anderen Teilnehmenden auf die Diskussionspunkte konzentrieren können. Der Moderator kann auch ein Abstimmungssystem verwenden, um bei bestimmten Fragen den “Puls” der Gruppe zu fühlen und sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden. Der Moderator sollte auch in der Lage sein, grundlegende Fragen zu dem verwendeten Softwareprogramm zu klären.
5. Rufen Sie die Menschen auf
Alle Teilnehmenden in die Diskussion miteinbeziehen, ohne sich gegenseitig zu überreden, ist einer der anspruchsvollsten Aspekte bei der Durchführung einer virtuellen Sitzung. Deshalb empfehle ich Ihnen die einzelnen Personen regelmäßig zum Sprechen aufzurufen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Einige Softwareplattformen erlauben es den Teilnehmern sogar, “die Hand zu heben”, wenn sie etwas sagen möchten. Dies kann dem Moderator helfen, den Abschluss voranzutreiben, ohne das Risiko einzugehen, die Ansichten eines introvertierten Teilnehmenden auszuschließen.
6. Vermeiden Sie lange Monologe
Das Einzige, was schlimmer ist als eine lange persönliche Rede, ist eine lange Rede während einer virtuellen Sitzung – Besprechungen sollten Diskussionen sein. Versuchen Sie nach Ihrer Begrüßung und der Einleitung zeitnah mit der Diskussion und der Besprechung der Themen anzufangen. So vermeiden Sie, dass die Teilnehmenden „abschalten“ und sorgen dafür, dass alle eingebunden sind.
7. Scheuen Sie sich nicht, schwierige Probleme anzugehen
Virtuelle Besprechungen sind ein erlerntes Verhalten, und Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie davon haben, wenn Sie und Ihr Team erst einmal anfangen, sich in dieser Art der Kommunikation zurechtzufinden. Es mag natürlich erscheinen, mit der Erörterung schwieriger Fragen zu warten, bis jeder persönlich anwesend ist, doch auf lange Sicht ist das vielleicht keine Option. Scheuen Sie also nicht vor kontroversen Themen zurück. Sehen Sie die Notwendigkeit der virtuellen Kommunikation nicht als Hindernis für Ihr Team, sondern als eine Möglichkeit neue Wege auszuprobieren und effizienter zu arbeiten.