Ein persönliches Meeting vor Ort zu koordinieren und zu moderieren, fällt manchen Unternehmern und Führungskräften ziemlich schwer. Besonders schwierig wird es dann, wenn das Meeting online verläuft und die Moderation dementsprechend auf digitalem Wege verlaufen muss. Der Moderator hat dabei die Funktion mit den Teilnehmenden zu interagieren, Standpunkte zu vermitteln, Disputationen zu erleichtern und zum Schluss die Ergebnisse des Online-Meetings zusammenzufassen.
Als Kommunikationsberater möchte ich Sie dabei unterstützen das Beste aus Ihren Meetings herauszuschlagen. Deshalb zeige ich Ihnen im Folgenden einige Techniken, die Sie für einen reibungslosen Ablauf eines Online-Meetings einsetzen können.
1. Führung mit Empathie
Die Ergebnisse eines Online-Meetings hängen zum größten Teil von Ihrer guten Moderation ab. Aus diesem Grund ist es Ihre Aufgabe als Moderator der Sitzung, die Teilnehmenden des Online-Meetings zu führen, mit denen zu interagieren und sie zu einer Aussprache zu motivieren. Ihre Teilnehmenden übernehmen in diesem Fall die Rolle der Helden, die über Ihre positiven, aber auch negativen Erfahrungen aus der Arbeit der letzten Tagen berichten. Sie sind in diesem Fall der Mentor und sollten daher sowohl mit Empathie als auch mit Autorität das Meeting leiten.
Ein Beispiel, wie Sie Einfühlungsvermögen als Moderator zeigen können, ist die Teilnehmenden nach ihrem Wohlbefinden zu fragen. Besonders jetzt ist es wichtig, dass Sie nicht nur die reinen Agenda-Punkte abarbeiten, sondern auch den sozialen Kontakt mit Ihrem Team pflegen. Aus persönlicher Erfahrung kann ich bestätigen, dass man Anhand der ersten Minuten im „Smalltalk“, später schlussfolgern kann, warum gewisse Arbeitsergebnisse anders entstanden sind, als erwartet.
2. Strahlen Sie Vertrauen und Sicherheit aus
Wenn Sie ein Online-Meeting leiten, ist es Ihre Aufgabe Vertrauen und Sicherheit auszustrahlen. Ihre Funktion als Moderator sollten Sie nicht unterschätzen, denn es liegt an Ihnen die Teilnehmenden des Meetings zu einer Aussprache zu ermutigen und ein entsprechendes konstruktives Feedback zu geben. Sollten Sie als Moderator selbst nervös und aufgeregt sein, so helfen ein paar Übungen im Vorfeld, um sich zu entspannen und auf das Meeting zu konzentrieren.
3. Mit einer klaren Frage das Meeting eröffnen
Besonders bei einem Online-Meeting, wenn die Kommunikation mit den Teilnehmenden schwierig sein kann, ist es wichtig klare Fragen zu formulieren. So können Sie zum Beispiel zu Beginn des Meetings anstatt eines klassischen „Wie geht es Ihnen?”, bei dem die Teilnehmenden nicht wissen, inwieweit eine ausführliche Antwort angebracht ist, eine Frage wie „Hatten Sie heute die Gelegenheit, an die frische Luft zu gehen?” stellen. Nutzen Sie klare Fragestellungen als ein Tool um das Meeting zu führen. Auf diese Art und Weise bleibt das Meeting strukturiert und die Teilnehmenden sind auf das Wichtigste fokussiert.
4. Eine persönliche Verbindung zu den Teilnehmenden herstellen
Besonders bei vielen Teilnehmenden ist es wichtig, dass Sie jede einzelne Person namentlich begrüßen und sich für jeden informativen Beitrag bedanken. Lassen Sie die Teilnehmenden wissen, dass Sie denen wirklich zuhören und für sie da sind.
Schalten Sie Ihre Kamera ein, damit die Teilnehmenden Ihre Mimik mitverfolgen und möglichst eine gleiche Verbindung, wie in einem richtigen Meeting vor Ort mit Ihnen aufbauen können. Eine richtige Kameraeinstellung sorgt dafür, dass Sie Blickkontakt aufrechterhalten können und die Teilnehmenden nicht beobachten müssen, wie Sie permanent in eine andere Richtung schauen. Fehlender Blickkontakt wird nämlich auch mit einem Nicht-Zuhören in Verbindung gebracht.
5. Nutzen Sie Ihre Online-Meetings effizient
In Zeiten, wo Online-Meetings häufiger geworden sind und einen immer größeren Anteil des Arbeitstages einnehmen, ist es umso wichtiger diese effizient zu gestalten. Um vorab wegzunehmen: damit meine ich nicht, dass Meetings nur aus einem reinen Austausch von Fakten ohne jeglicher Empathie und ohne soziale Beziehungen stattfinden sollen. Jedoch erlebe ich viel zu oft, dass sowohl reguläre Treffen als auch Online-Meetings viel zu detailliert werden und die wesentliche Ausrichtung aus dem Blick gerät. Halten Sie sich an die vorher festgelegte Agenda des Meetings und besprechen Sie die ggf. aufkommenden Details beim nächsten Mal oder detailliert mit den dafür zuständigen Personen.
Gestalten Sie Ihr Online-Meeting in einem 45-minütigen bzw. 90-minütigen Format. Auf diese Art und Weise können Sie sich optimal auf das Meeting konzentrieren und haben anschließend genug Zeit, um sich kurz zu erholen und sich vorzubereiten, falls anschließend ein nächstes Meeting ansteht.
6. Halten Sie ein Online-Meeting nur, wenn es notwendig ist
Um Ihren Arbeitsalltag so effizient, wie möglich zu gestalten, sollten Sie ein Meeting nur dann einberufen, wenn es unbedingt notwendig ist. Sie als Führungskraft bzw. Moderator eines Meetings entscheiden darüber, wann Sie einen Austausch mit Ihren Mitarbeitern benötigen und wann Sie ein Update per E-Mail verschicken können.
Nichts ist für ein Online-Meeting demotivierender als der fehlende Zweck, deshalb sollte Sie sich im Vorfeld im Klaren sein, ob Ihre Mitarbeiter die wertvolle Zeit für dieses Meeting in Anspruch nehmen sollen oder nicht.
7. Geben Sie klare Anweisungen für die Zusammenarbeit im Online-Meeting
Zu Beginn eines Meetings sollten Sie als Moderator alle wichtigen Fragen mit den Teilnehmenden vorab klären. Sollen die Teilnehmenden die „Hand heben“ wenn sie etwas ergänzen wollen? Sollen Fragen in die Chat-Box gestellt werden? Soll das Mikrofon stumm geschaltet werden, wenn man gerade nicht spricht? Das Festlegen von Regeln hilft Ihnen als Moderator, das Online-Meeting effizienter zu gestalten und das beste Ergebnis aus einer gemeinsamen Diskussion zu erzielen.
8. Formulieren Sie Ihre Anweisungen bereits in der Einladung zum Online-Meeting
Wenn Sie es nicht bereits als Gewohnheit haben, eine Agenda für Ihre Meetings zu erstellen und Ihren Teilnehmenden im Vorfeld zu schicken, dann fangen Sie jetzt damit an. Sie können aber noch mehr Zeit sparen, wenn Sie Ihre Sitzungsregeln bzw. Erwartungen direkt in die Einladung zum Online-Meeting schreiben und diese gemeinsam mit der Agenda verschicken.
Das Setzen klarer Erwartungen sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden sich bereits vorab auf das Meeting einstellen können und mit allen Themen und Anforderungen vertraut sind.
9. Beziehen Sie Ihre Teilnehmenden mit ein
Nutzen Sie nach Bedarf die Screen-Sharing-Funktion ihrer Video-Call-Plattform, um Ihre Teilnehmenden besser miteinzubeziehen. Audio-visuelle Botschaften sind besser nachzuverfolgen und können somit eher nachvollzogen werden. Sie können im Vorfeld eines Online-Meetings eine Präsentation vorbereiten oder die Teilnehmenden vorab bitten eine Datei auszufüllen, um es dann gemeinsam auszuwerten und zu besprechen.
Wichtig dabei ist jedoch, der Sinn und Zweck dieser Vorgehensweise. Denn nur dann, wenn Sie genug Zeit haben und es einen Mehrwert für alle Teilnehmenden hat, sollten Sie die Screen-Sharing-Funktion in Ihrem Online-Meeting verwenden.
10. Klare Ziele formulieren und Ergebnisse festhalten
Setzen Sie sowohl für Ihr Online-Meeting als auch für die zu besprechenden Themen klare überschaubare Ziele fest und fassen Sie zum Schluss alle Ergebnisse nochmal zusammen. Formulieren Sie zu Beginn eines Meetings die wichtigsten Ziele und arbeiten Sie während Ihrer Diskussion darauf hin diese zu erreichen. Versenden Sie anschließend eine Zusammenfassung des Meetings sowohl an alle Teilnehmenden als auch an die Personen, die es diesmal nicht zum Meeting geschafft haben. Auf diese Art und Weise sind alle auf dem gleichen Stand und können gezielt an die besprechenden Themen anknüpfen. Geben Sie Ihrem Team im Vorfeld die Möglichkeit sich auf das kommende Meeting vorzubereiten, in dem Sie sie daran erinnern die wichtigsten Punkte aus der letzten Sitzung nochmal aufzufassen und ggf. im Vorfeld eigene Fragen zu schicken, die mit in die Agenda aufgenommen werden.
Als Moderator eines Treffens liegt es an Ihnen Online-Meetings so effizient wie möglich zu gestalten. Eine gute Koordination begrenzt sich nicht nur auf die Moderation während der Sitzung, vielmehr ist es Ihre Aufgabe das Meeting im Vorfeld gut zu strukturieren und anschließend die Ergebnisse an alle Personen heranzutragen. Aus meiner Erfahrung schaffen Sie es auf diese Art und Weise Ihre Kommunikation im Team zu optimieren und nachhaltig effizienter zu gestalten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Führung mit Empathie
- Strahlen Sie Vertrauen und Sicherheit aus
- Mit einer klaren Frage das Meeting eröffnen
- Eine persönliche Verbindung zu den Teilnehmenden herstellen
- Nutzen Sie Ihre Online-Meetings effizient
- Halten Sie ein Online-Meeting nur, wenn es notwendig ist
- Geben Sie klare Anweisungen für die Zusammenarbeit im Online-Meeting
- Formulieren Sie Ihre Anweisungen bereits in der Einladung zum Online-Meeting
- Beziehen Sie Ihre Teilnehmenden mit ein
- Klare Ziele formulieren und Ergebnisse festhalten