Seine Zielgruppe zu kennen, spielt bei der Kommunikation von Botschaften eine enorme Rolle. Unabhängig davon, ob Sie einen Vortrag halten, Ihr Unternehmen präsentieren oder mit Ihren Mitarbeitern sprechen – wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, können Sie Ihre Botschaften und die Art und Weise wie Sie diese vermitteln gezielt an Ihr Publikum anpassen.
Kommunizieren Sie mit unterschiedlichen Stufen von Entscheidungsträgern, so achten Sie ebenfalls darauf, wie Sie Ihre Botschaften vermitteln. Ausgehend davon können Sie Ihren Standpunkt auf die effektivste Art und Weise äußern und Ihren Gesprächspartner von Ihrer Idee überzeugen. Überlegen Sie sich im Vorfeld was ihr Gegenüber von Ihnen hören möchte, welche Sprache angebracht ist und welche Herangehensweise Sie wählen sollten. Je höher die Entscheidungsstufe Ihrer Gesprächspartner bzw. Ihrer Zuhörer ist, desto klarer und strukturierter kommunizieren Sie Ihre Botschaften.
Ihre Gesprächspartner können Ihre Kollegen, Abteilungsleiter oder sogar Geschäftsführer sein. Durch eine maßgeschneiderte und zielgruppenorientierte Kommunikation schaffen Sie es alle drei Entscheidungsträger-Stufen zu überzeugen und Ihren Standpunkt optimal zu vertreten.
1. Kommunikation mit Kollegen
Bleiben Sie authentisch!
Wenn Sie mit Ihren Teamkollegen kommunizieren, empfehle ich Ihnen die gleiche vertraute Sprache zu nutzen, die Sie auch im Alltag verwenden.
Ihre Teamkollegen verstehen bereits, wie Sie auf Ihre Ideen und Gedanken gekommen sind und einige von Ihren Kollegen haben Sie vielleicht schon bei der Ausarbeitung Ihrer Ziele unterstützt. Es ist in Ordnung eine bestimme Fachsprache, Abkürzungen und ggf. komplexe Vorgehensweisen zu benutzen, wenn Sie mit Ihrem Team sprechen, solange alle Beteiligten mit den besprochenen Themen vertraut sind.
2. Kommunikation mit (Senior) Managern
Vertreten Sie Ihren Standpunkt!
Recherchieren und informieren Sie sich intensiv zu Ihrem Thema, bevor Sie es Ihren Abteilungsleitern vorstellen. Sie müssen Ihren Standpunkt glaubhaft und nachweislich vertreten können, daher empfehle ich Ihnen sich gründlich mit Ihren zu vermittelnden Ideen und Botschaften auseinanderzusetzen.
Ihre Abteilungsleiter bzw. Senior Manager werden Ihre Information mit hoher Wahrscheinlichkeit an die nächste Hierarchiestufe weitergeben und es dann dort gemeinsam besprechen. Zeigen Sie, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und Ihre Ideen und Vorschläge gut durchdacht haben. Andernfalls werden Sie sowohl seitens des Chefs als auch von ganzer Geschäftsführung für die oberflächlich Ausführung kritisiert.
Fassen Sie sich kurz, fügen Sie aber zusätzliche Informationen hinzu, die Sie bei Nachfrage Ihrem Chef oder der Geschäftsleitung mitgeben können.
3. Kommunikation mit Führungskräften (Executives)
Kommen Sie auf den Punkt!
Führungskräfte sind sehr beschäftigt und haben keine Zeit für Ihre ausführlichen Formulierungen. Fassen Sie sich kurz und kommen Sie auf den Punkt! Bleiben Sie bei der Vermittlung Ihrer Botschaften stets klar und strukturiert und sprechen Sie Ihre wichtigsten Anliegen gleich aus.
Sollten Sie Unterlagen vorbereitet haben, die Ihre Ideen und Aussagen unterstützen, so sorgen Sie dafür, dass diese so strukturiert sind, dass Ihre Geschäftsführung sie leicht überfliegen und trotzdem die wichtigsten Punkte auffassen kann. Eine detaillierte Ausarbeitung können Sie ebenfalls hinzufügen, doch vor allem der Abstract Ihrer Ausarbeitung soll über die wichtigsten Punkte bereits aufklären.
Halten Sie eine Präsentation, so planen Sie weniger Zeit, als Ihnen eigentlich zur Verfügung steht, um ggf. weitere Fragen beantworten zu können. Wenn Sie Ihre Zeit überschreiten, verpassen Sie die Möglichkeit Ihre Ideen optimal rüberzubringen und haben eventuell nicht alle wichtigen Aspekte genannt.
Richten Sie sich bei Ihrer Kommunikation an die Anforderungen Ihrer Zuhörer. Verschiedene Arten von Entscheidungsträgern haben unterschiedliche Anforderungen, wie sie Ideen, Konzepte und Ausarbeitungen erhalten möchten. Um effektiv mit ihnen zu kommunizieren, ist es wichtig, deren Präferenzen zu verstehen und auf sie eingehen zu können.
Achten Sie bei Ihrer Kommunikation auf Ihre Zielgruppe. Manche Menschen erwarten von Ihnen eine ausführliche Ausarbeitung, wobei andere eher kurze Zusammenfassungen sehen wollen. Wenn Sie von vornherein wissen, was Ihre Gesprächspartner bzw. Zuhörer präferieren, können Sie sich eher darauf einstellen und Ihre Präsentationen, Ansprachen oder Reports dementsprechend anpassen.