So bereiten Sie Ihre erfolgreiche Präsentation vor

Öffentliche Reden, Präsentationen und Pitches wirken sich auf alle Menschen sehr unterschiedlich aus. Manche können sich vor Angst, Lampenfieber und Schockstarre kaum bewegen – sie vergessen den Inhalt und die wichtigsten Punkte des Vortrags und müssen sich erst richtig beruhigen bevor sie vor einem Publikum auftreten können.

Auf der anderen Seite gibt es Menschen, die nur so vor Selbstbewusstsein strotzen – sie sind in der Lage nicht nur einen einfachen Vortrag zu halten, sondern das ganze Publikum mitzureißen und ein unvergessliches Präsentationserlebnis zu liefern. In beiden Fällen ist die wichtigste Voraussetzung die Vorbereitung! Und mit der Vorbereitung meine ich nicht einfach nur den Redetext niederzuschreiben, PowerPoint Slides zu gestalten oder mehrmals den Vortrag durchzusprechen. Eine erfolgreiche Präsentation benötigt eine intensive Vorbereitung, die immer eine klare Struktur hat.

1. Das Ziel festlegen

Es ist ganz einfach. Jeder von uns kennt die Situation, in der wir in das Auto einsteigen und einen bestimmten Zielort in das Navi eingeben. Danach werden uns unterschiedliche Wege gezeigt, um an diesen Zielort zu gelangen. Bei einer Präsentation oder einem Vortrag ist das ähnlich. Bevor Sie anfangen Ihren Inhalt vorzubereiten, müssen Sie sich erst im Klaren sein was das Ziel Ihrer Präsentation ist. Dabei gibt es unterschiedliche Arten von Zielen. Es hängt davon ab, was Sie mit Ihrer Präsentation erreichen wollen:

Sie wollen Ihr Produkt pitchen, um mehr Geld für Ihr Start-Up zu bekommen – also ist Ihr Ziel an finanzielle Mittel zu gelangen;
Sie wollen Ihre Mitarbeiter loben, motivieren oder ihnen erklären, dass das Unternehmen sich gerade in einer schwierigen Lage befindet – also ist es Ihr Ziel eine klare und prägnante Ansprache zu formulieren;
Sie wollen eine atemberaubende Keynote halten und Ihr Publikum mit Ihrer Ansprache mitreißen – also ist es Ihr Ziel eine spannende Story zu entwickeln;
Sie wollen Ihre wissenschaftliche Arbeit verteidigen – also ist es Ihr Ziel Ihre Inhalte vertieft, jedoch nicht zu fachspezifisch zu erzählen und Ihren Standpunkt zu vertreten;
Sie wollen ein Projektangebot pitchen – also ist es Ihr Ziel Ihren potenziellen Kunden zu überzeugen;
und vieles mehr…

Sie merken, es gibt unterschiedliche Ziele einer Präsentation. Definieren Sie Ihr Ziel, damit Sie den restlichen Weg planen und zum nächsten Schritt übergehen können.

2. Die Zielgruppe (Publikum) analysieren

Die Zielgruppe zu kennen ist Ihr entscheidender Vorteil, deshalb ist es enorm wichtig, dass Sie vor Ihrer Präsentation bereits herausfinden, wer im Publikum sitzen wird. Entsprechend den Ergebnissen Ihrer Recherche können Sie schauen, inwieweit und ob Sie z.B. eine Fachsprache verwenden, komplizierte Prozesse nochmal erklären und bestimmte Themen lieber auslassen.

Abgesehen vom Inhalt können Sie mithilfe dieser Vorbereitung herausfinden wie Sie Ihre Körpersprache am besten einsetzen und wie Sie Ihre Botschaften optimal visualisieren. Präsentieren Sie vor einer kleinen Gruppe, so können Sie dementsprechend Ihre Gestik und Ihren Slide-Deck anpassen. Präsentieren Sie vor einem großen Publikum, so müssen Sie umso mehr Ihre Stimme einsetzen und Ihre Position auf der Bühne planen.

Recherchieren Sie zu Ihrer Zielgruppe, auf diese Art und Weise werden Sie nicht so schnell aus dem Konzept gebracht und Sie können sich bereits vorab auf Ihre Zuhörer einstellen.

3. Themenfindung & Brainstorming

Nachdem Sie Ihr Ziel (Anlass) und Ihre Zielgruppe definiert haben, geht es nun mit Brainstorming und Ideen- bzw. Themenfindung weiter. Sie schreiben alles, was Ihnen als Idee für Ihre Präsentation einfällt – Einleitungen, Sprüche, Ideen zur Körpersprache usw. Sie notieren sich ebenfalls die wichtigsten Aspekte, wie die Relevanz, den Kontext und die Kernelemente. Die Kernelemente sind dabei, die Ihrem Ziel bzw. Ihrem Anlass entsprechend wichtigsten Punkte, die Sie während Ihrer Präsentation erwähnen wollen.

So könnten das z.B. die Summe sein, die Sie von den Investoren haben wollen, genauso wie die Vorteile Ihres Produktes und der Grund für die Existenz Ihres Unternehmens. Für eine Keynote könnten es die wichtigsten Punkte aus Ihrer Story sein – wann soll das Publikum welche Gefühle empfinden? Wo sind die Höhen- und Tiefpunkte Ihrer Story. Bei einem akademischen Vortrag können das die einzelnen Kernthesen und Kernbotschaften sein, die Sie Ihren Zuhörern, z.B. einem Prüfungsausschuss vermitteln.

Wichtig dabei: schreiben Sie sich alles auf, was Ihnen einfällt und legen Sie es danach zur Seite. Warum? Weil die ersten Gedanken, die Sie bekommen basieren auf den Erfahrungen, die Sie in der Vergangenheit gemacht haben bzw. auf den Präsentationen, die Sie gesehen haben – also würden diese Gedanken auch anderen Rednern einfallen. Verbringen Sie mehr Zeit damit Ihre Ideen zu sammeln und zu recherchieren. Selbstverständlich können Sie sich inspirieren lassen, jedoch dürfen Sie das bereits gesehene nicht 1 zu 1 übernehmen. Überraschen Sie Ihr Publikum (soweit es natürlich dem Anlass angemessen ist) mit neuen Herangehensweisen und hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck.

4. Ideen klar strukturieren

Sie haben ganz viele Ideen gesammelt? Nun geht es darum diese bestmöglich auszuformulieren und sie so klar und prägnant wie möglich zu gestalten. Sie brauchen eine ganz klare Struktur, damit Ihr Publikum Ihnen bestmöglich folgen und den roten Faden nachvollziehen kann.

Der Mensch kann nur wenige Botschaften auf einmal aufnehmen, somit sollte es Ihr Ziel sein, die einzelnen Kernbotschaft einprägsam zu gestalten. Das schaffen Sie in dem Sie mit alltagsnahen Beispielen arbeiten oder eine Mnemonik (Eselsbrücke) aufbauen. Durch anwendbare Beispiele bleiben Ihre Ideen und Botschaften besser in Erinnerung. Sie und Ihre Präsentation geraten somit nicht in Vergessenheit.

5. Inhalte visualisieren

Nun geht es darum Ihrer Geschichte ein Bild zu verleihen. Nachdem Sie alle wichtigsten Inhalte ausformuliert haben, fangen Sie jetzt an Ihren Slide-Deck zu bauen. Doch bevor Sie sich an PowerPoint oder eine andere Software dransetzen, zeichnen Sie vorerst ein Storyboard.

Ein Storyboard ist eine Art Sketch, bei dem Sie in einer ersten Version darstellen, wie Sie bestimmte Inhalte und Botschaften visualisieren werden. Dabei können Sie es in Form von Slides auf dem Papier gestalten oder einfach nur Bilder zeichnen, die Sie anschließend in Form von Slides digital darstellen. Der Vorteil dieser Methode liegt daran, dass Sie das gesamte Bild vorhersehen und bewerten können. Denn gewöhnlich fangen die Menschen an, ein Slide nach dem anderen zu erstellen und verlieren dabei oft das Gesamtbild. Mit einem vorher gefertigten Storyboard passiert Ihnen das nicht.

6. Üben, üben und nochmal üben!

Die Essenz der Vorbereitung liegt beim Üben der fertigen Präsentation. Es geht dabei nicht nur darum mehrmals den Inhalt durchzusprechen, die Präsentationsfolien durchklicken oder die Körpersprache vor dem Spiegel zu üben. Vielmehr sollten Sie in diesem Schritt sich mit der Frage beschäftigen: Wie nehmen meine Zuhörer mich und meine Präsentation wahr?

Nehmen Sie sich auf und schauen sich das Video mehrmals an. Nachdem Sie sich das Video einmal angeschaut haben, machen Sie sich beim zweiten und bei jedem weiteren Mal Notizen – Sie schreiben alles auf, was Ihnen auffällt. Jeden einzelnen Punkt! Anschließend konzentrieren Sie sich auf jeden einzelnen dieser Punkte und halten Ihre Präsentation anschließend nochmal. Beachten Sie, dass Sie immer nur einen Punkt nacheinander verbessern. Der Mensch ist nicht wirklich multitaskingfähig. Konzentrieren Sie sich lieber auf das wesentliche. Wenn Sie diesen Schritt hinter sich haben, geht es nun an die Generalprobe.

7. Devil’s Advocate und anschließend nochmal üben

Nachdem Sie alle bisherigen Schritte erfolgreich absolviert haben, suchen Sie sich einen „Teufelsanwalt“, einen sogenannten Sparringspartner, vor dem Sie Ihre Präsentation halten und der Sie mit allen möglichen Fragen löchert – kritisch, aber konstruktiv. Diese Person hat die Aufgabe Ihre Präsentation zu bewerten und anschließend Feedback zu geben. Dabei ist es wichtig, dass diese Person Ihnen weder nahesteht noch Sie richtig gut kennt. Auf diese Art und Weise bleibt sie nämlich objektiv und nicht voreingenommen. Nachdem Sie alle wichtigen Punkte des Feedbacks besprochen haben, fangen Sie an erneut zu üben und Kritik-Punkte zu überarbeiten.

Sie können Ihren Devil’s Advocate damit beauftragen auf einen bestimmten Punkt zu achten, z.B. auf Ihre Körpersprache, Ihre Redeart oder Ihre Visualisierung. Oder Sie lassen sich komplett beobachten und bleiben gespannt, was Ihrem Gegenüber aufgefallen ist. Übrigens muss der Devil’s Advocate nicht nur eine Person sein. Es können auch mehrere Sparringspartner sein, die sich untereinander absprechen und jeweils auf einen bestimmten Aspekt Ihrer Präsentation achten.

Nachdem Sie diese Generalprobe bestanden haben, können Sie sich sicher sein, dass Sie bisher alles getan haben, um Ihren Vortrag so gut wie möglich vorzubereiten. Jetzt liegt es an Ihnen mit Ihrer herausragenden Präsentation, Ihrem Pitch oder Ihrem Vortrag zu überzeugen.